La digitalització dels llocs de treball és un procés imparable. Les empreses de nova creació, sigui quin sigui el seu tamany, ja no han de preveure desenes d’armaris per a arxivadors, ni tones de paper per imprimir documents, ni despeses en multitud de viatges per assistir a totes les reunions de feina. Aquestes empreses ja neixen digitalitzades. Una mica més complicat ho té la resta, però moltes d’elles ja estan seguint els passos de l’era digital, i encara més quan veuen els números de les anàlisis de costos. En aquest post us desvetllem 6 claus per aconseguir digitalitzar la vostra oficina.
Per si encara teniu dubtes dels avantatges que suposa, heu de saber que si us aventureu en aquest procés, necessitareu menys espai físic per guardar documentació, tindreu accés a les dades des de qualsevol lloc, la comunicació entre els membres de l’equip de treball serà molt més ràpida, fareu més àgils els tràmits burocràtics i els costos de les reunions seran molt més baixos. A l’altra banda de la balança hi ha el coneixement indispensable de noves tecnologies i la inversió necessària.
Així doncs, les 6 claus per convertir la vostra oficina en una oficina digital són:
- Menys paper. En una oficina digitalitzada pràcticament no té sentit imprimir documents o correus electrònics. Per això cal tenir molt clar el que és estrictament necessari imprimir i disposar d’uns bons aparells per visualitzar els documents, compartir-los i arxivar-los en servidors de seguretat si és necessari. Cal definir una bona estratègia en aquest sentit.
- Comunicacions internes. Un pas més endavant del correu electrònic són els canals digitals de comunicació com ara apps de xat en què es permeten intercanviar arxius entre persones o grups. També existeixen eines per millorar l’organització de la feina i en què els components de l’equip poden tenir una visió clara de tot el projecte.
- Comunicacions amb clients. Podem dir adéu a moltes reunions amb clients, proveïdors o departaments situats a d’altres punts del planeta, gràcies a eines com Hangouts o Skype.
- Web i Social Media. O estem al món social, o no existim. Cal invertir en una pàgina web adequada a les necessitats de la nostra empresa i en una estratègia de xarxes socials. Ens aportaran notorietat i són una porta perfecte per entrar en contacte amb nous clients.
- Gestions on-line. Tenir en compte les gestions que es poden fer a través del certificat digital amb totes les administracions i també valorar si fem el pas amb els processos de comunicació externa i interna.
- És indispensable establir punts de control per valorar l’efectivitat de les mesures i poder-les modificar.
El canvi a l’oficina digital és a l’abast de tothom i els resultats són palpables: més eficiència en els processos, menys consum de matèries primeres, menys generació de residus, més eficiència en la gestió documental, millor optimització de l’espai i menys despesa
