Tant l’eficiència com l’eficàcia, són conceptes molt importants per a la productivitat d’una empresa, la qual busca rendiment, qualitat i resultats d’un producte o servei. L’eficiència i l’eficàcia són essencials per a fer un treball o projecte, perquè fa que s’aconsegueixin les metes en menys temps, sense haver d’augmentar el nombre de recursos.
Com millorar l’eficiència en la teva oficina?
Si vols tenir un equip de treball eficient en la teva oficina, el primer que has de fer és reduir tots aquells obstacles que impedeixen realitzar una producció d’alt impacte. Per a això, has d’evitar algunes coses:
- No facis reunions innecessàries; És important triar el moment oportú per a fer una reunió productiva, ja que si fas petites reunions constantment es perd molt temps en el dia a dia
- Motiva i augmenta l’eficiència del teu equip; Cregui una comunicació fluida i utilitza eines interactives que et permetin modificar i compartir documents, perquè puguis avançar d’una forma molt més àgil en els projectes.
- Posa com a prioritat el treball més important; No totes les coses poden ser urgents. És millor determinar quin tipus de tasques són urgents, de les quals no ho són. És molt millor treballar per petits objectius que carregar amb un gran pes de treball, que sembla que mai acaba.
- No deleguis, posterguis o redueixis el treball de baixa prioritat; Saber què és urgent, no és oblidar el treball que no ho és. Has de tenir una bona planificació per a saber exactament els *timmings de cada projecte i treballar amb previsió. D’aquesta manera, els treballadors podran ser més eficients, tenint molt clar quines són les seves tasques prioritàries i quins terminis de lliurament té cadascun dels projectes.
- Tingues clares les fortaleses del teu equip de treball. És important saber en què és millor cada treballador, perquè es dediqui plenament a això i els resultats siguin excel·lents.
- Fomenta la col·laboració i sinergies entre els departaments; És important que cada treballador conegui els recursos i eines dels quals disposa i mantingui bona relació amb els seus companys de treball.
- Redueix la pressió; És important no estar damunt contínuament dels treballadors, només quan sigui necessari.
- Quan el treball estigui acabat, revisa’l al costat del treballador per a comentar-lo i valorar-lo abans de lliurar-lo al client. Així, podràs conèixer bé al teu treballador i dir-li personalment què t’ha semblat, per a felicitar-lo o bé donar alguna crítica constructiva per a millorar el següent projecte.
Amb aquests consells, l’eficiència serà molt més visible en la teva oficina, ja que reduiràs temps i millorarà la productivitat i la comunicació interna de la teva empresa.
