Els últims anys han vingut marcats per una tendència a les oficines al màxim d’obertes, amb les separacions indispensables i espais comuns generosos per afavorir la relació, creativitat i per tant una millor productivitat dels treballadors i treballadores. Taules amples i zones compartides han estat la tònica a l’hora d’organitzar les oficines. Ara bé, la situació de pandèmia que es viu des de principis del 2020 ha provocat un canvi en aquesta tendència. D’una banda, perquè moltes oficines s’han mig buidat en part per l’augment del teletreball. De l’altra, perquè l’espai s’ha hagut d’adaptar a les mesures de protecció de la salut de les persones que hi treball. Això equival al retorn a la parcelització de molts llocs de treball i a un contacte molt reduït entre empleats. En qualsevol cas, perquè les persones s’hi trobin segures i a gust, cal preveure una bona organització de l’oficina. En aquest article repassem alguns consells perquè el lloc de treball estigui ben organitzat i doni una bona imatge del nostre negoci.
Primer que tot, a la zona de l’oficina cal tenir-hi només allò que realment necessitem. Començant pel material de papereria i continuant per llibres, objectes de decoració, aparells que s’han quedat antiquats o documentació innecessària. De tot allò que puguem prescindir, ens n’hem de desfer. Si no estem acostumats a aquesta tècnica a l’inici ens serà difícil però és només una qüestió de pràctica. Una vegada feta aquesta neteja, de manera automàtica se’ns generarà espai, tant als punts de treball com als armaris i prestatgeries. Abans d’omplir-los de nou, cal pensar quina és la manera més òptima de col·locar tot allò que hem decidit quedar-nos. Es pot organitzar per tipologia i també és important col·locar allò que fem servir més de la manera més accessible.
Segon consell. Demanar a l’equip de treball que apliqui aquest mètode a la seva taula: que al seu damunt hi hagi només allò imprescindible i que la resta estigui desat en calaixeres. En la cultura occidental una taula ben endreçada és signe de professionalitat. Rutines com la neteja setmanal de papers i materials que ja no utilitzem poden ajudar a mantenir aquest ordre.
La següent recomanació que fem per organitzar l’oficina és fer el salt al núvol pel que fa a la generació de documentació, expedients i arxiu. A banda de l’estalvi de paper, també suposarà menys necessitat d’arxivadors i prestatgeries. Ara bé, cal evitar utilitzar els servidors al núvol com a contenidors on s’hi pot col·locar tot. Tenir un bon sistema documental serà bàsic per localitzar allò que busquem. Finalment, paga la pena plantejar-se una reorganització dels llocs de treball i crear zones en funció de les activitats que s’hi fan. Les persones de l’equip que fan les mateixes funcions haurien d’estar a la mateixa zona, i així tenir un contacte verbal ràpid i efectiu.
