A l’hora de planificar la distribució d’espais en una oficina, cal reservar una atenció especial a la sala de reunions. El motiu és que és una de les zones més sensibles del negoci, on s’hi solen prendre les decisions estratègiques, rebre algunes visites i també és el lloc on moltes vegades s’hi reuneix l’equip de treball. És evident que no tots els tipus de negoci necessiten d’una sala de reunions, però en aquells casos en què sigui necessari, volem recordar la importància del mobiliari, l’equipament i de l’estètica que hi donarem. Com ha de ser doncs la sala de reunions ideal?
Primer de tot, i si ens referim al mobiliari, hem de parlar de tres elements, dos dels quals són absolutament indispensables, i un tercer recomanable. La sala de reunions l’ha de presidir una taula, ampla i amb capacitat suficient per a les persones habituals. La forma de la taula vindrà regida segurament per la mateixa forma de la sala, tot i que el més habitual és que sigui una taula rectangular amb cadires al voltant. Precisament, les cadires són l’altre element indispensable, i a diferència de les d’oficina, en aquest cas no són per treballar-hi un gran número d’hores, i per tant poden ser més lleugeres i manejables. Com a complement hi pot haver algun moble o prestatge, per col·locar-hi material o elements necessaris per a les reunions.
L’equipament és el segon aspecte a tenir en compte per a la nostra sala de reunions. Una bona connectivitat i elements per facilitar la projecció i la comunicació amb l’exterior ens facilitaran la feina. Pantalla, projector, micròfons i càmera i una bona connexió wifi. Tot això no ens hi pot faltar. En una altre ordre hi ha equipament per millorar la sensació de benestar dels participants, com dispensadors d’aigua, una cafetera o fins i tot una petita nevera.
Sigui quina sigui la forma de la sala, el mobiliari i l’equipament que hi instal·lem, el disseny de la sala de reunions és bàsic perquè transmeti els objectius i els valors que defineixen el nostre negoci. Els tons de les parets, la il·luminació, l’elecció de cortines i els acabats del mobiliari contribuiran a la satisfacció de les persones que ens visitaran i també al benestar de les persones del nostre equip de treball que la faran servir.
