¿Qué diferencias hay entre la eficiencia y la eficacia y por qué ambas cosas son necesarias en tu empresa?
Tanto la eficiencia como la eficacia, son conceptos muy importantes para la productividad de una empresa, la cual busca rendimiento, calidad y resultados de un producto o servicio. La eficiencia y la eficacia son esenciales para realizar un trabajo o proyecto, porque hace que se consigan las metas en menos tiempo, sin tener que aumentar el número de recursos.
¿Cómo mejorar la eficiencia en tu oficina?
Si quieres tener un equipo de trabajo eficiente en tu oficina, lo primero que debes hacer es reducir todos aquellos obstáculos que impiden realizar una producción de alto impacto. Para ello, debes evitar algunas cosas:
- No hagas reuniones innecesarias; Es importante elegir el momento oportuno para hacer una reunión productiva, ya que si haces pequeñas reuniones constantemente se pierde mucho tiempo en el día a día
- Motiva y aumenta la eficiencia de tu equipo; Crea una comunicación fluida y utiliza herramientas interactivas que te permitan modificar y compartir documentos, para que puedas avanzar de una forma mucho más ágil en los proyectos.
- Pon como prioridad el trabajo más importante; No todas las cosas pueden ser urgentes. Es mejor determinar qué tipo de tareas son urgentes, de las que no lo son. Es mucho mejor trabajar por pequeños objetivos que cargar con un gran peso de trabajo, que parece que nunca acaba.
- No delegues, postergues o reduzcas el trabajo de baja prioridad; Saber qué es urgente, no es olvidar el trabajo que no lo es. Debes tener una buena planificación para saber exactamente los timmings de cada proyecto y trabajar con previsión. De este modo, los trabajadores podrán ser más eficientes, teniendo muy claro cuáles son sus tareas prioritarias y qué plazos de entrega tiene cada uno de los proyectos.
- Ten claras las fortalezas de tu equipo de trabajo. Es importante saber en qué es mejor cada trabajador, para que se dedique plenamente a ello y los resultados sean excelentes.
- Fomenta la colaboración y sinergias entre los departamentos; Es importante que cada trabajador conozca los recursos y herramientas de los que dispone y mantenga buena relación con sus compañeros de trabajo.
- Reduce la presión; Es importante no estar encima continuamente de los trabajadores, sólo cuando sea necesario.
- Cuando el trabajo esté acabado, revísalo junto al trabajador para comentarlo y valorarlo antes de entregarlo al cliente. Así, podrás conocer bien a tu trabajador y decirle personalmente qué te ha parecido, para felicitarlo o bien dar alguna crítica constructiva para mejorar el siguiente proyecto.
Con estos consejos, la eficiencia será mucho más visible en tu oficina, ya que vas a reducir tiempos y mejorará la productividad y la comunicación interna de tu empresa.
