Consejos para organizar correctamente una oficina

Los últimos años han venido marcados por una tendencia a las oficinas al máximo de abiertas, con las separaciones indispensables y espacios comunes generosos para favorecer la relación, creatividad y por tanto una mejor productividad de los trabajadores y trabajadoras. Mesas amplias y zonas compartidas han sido la tónica a la hora de organizar las oficinas. Ahora bien, la situación de pandemia que se vive desde principios del 2020 ha provocado un cambio en esta tendencia. De un lado, porque muchas oficinas se han medio vaciado en parte por el aumento del teletrabajo. Del otro, porque el espacio se ha tenido que adaptar a las medidas de protección de la salud de las personas que trabajan. Esto equivale al retorno a la parcelación de muchos puestos de trabajo y a un contacto muy reducido entre empleados. En cualquier caso, para que las personas se sientan seguras y a gusto, debemos prever una buena organización de la oficina. En este artículo repasamos algunos consejos para que el lugar de trabajo esté bien organizado y de una buena imagen de nuestro negocio.

Primero de todo, en la zona de la oficina debemos tener solamente aquello que realmente necesitamos. Empezando por el material de papelería y continuando por libros, objetos de decoración, aparatos que se han quedado anticuados o documentación innecesaria. De todo aquello que podamos prescindir, tenemos que deshacernos. Si no estamos acostumbrados a esta técnica al principio nos será difícil pero se trata solamente de una cuestión de práctica. Una vez hecha esta limpieza, de forma automática se nos generará espacio, tanto en los puestos de trabajo como en armarios y estanterías. Antes de llenarlos de nuevo, debemos pensar en cuál será la forma más óptima de colocar todo aquello que hemos decidido quedarnos. Se puede organizar por tipología y también es importante colocar lo que usamos más de forma más accesible.

Segundo consejo. Pedir al equipo de trabajo que aplique este método en su mesa: que encima de ella solamente haya aquello imprescindible y que el resto esté guardado en las cajoneras. En la cultura occidental una mesa bien ordenada es signo de profesionalidad. Rutinas como la limpieza semanal de papeles y materiales que ya no utilizamos pueden ayudar a mantener este orden.

La siguiente recomendación que hacemos para organizar la oficina es hacer el salto a la nube por lo que se refiere a la generación de documentación, expedientes y archivo. Además del ahorro en papel, también supondrá menos necesidad de archivadores y estanterías. Ahora bien, debemos evitar utilizar los servidores en la nube como contenedores donde se puede colocar todo. Tener un buen sistema documental será básico para localizar aquello que buscamos. Finalmente, vale la pena plantearse una reorganización de los puestos de trabajo y crear zonas en función de las tareas que se desarrollan. La personas del equipo que hacen las mismas funciones deberían estar en la misma zona, y así tener un contacto verbal rápido y efectivo.