Ambient d'oficina

El espacio: elemento clave para motivar a los empleados

Por norma general, un empleado está en su lugar de trabajo durante un tercio de su jornada. Y es muy diferente desarrollar el trabajo en un lugar donde se está bien más que en un sitio donde no se está a gusto. Al fin y al cabo, un buen clima laboral favorece el bienestar del equipo de trabajo y en consecuencia facilita una mejor productividad.

Entre otros factores, un diseño de la oficina que sitúe a la persona trabajadora en el centro será clave para aumentar su motivación. En este post os damos algunos consejos para transformar vuestra oficina en un espacio donde el equipo de trabajo se sienta completamente motivado, una relación confirmada por organizaciones como la World Green Building Council, con presencia en más de 100 países.

Poner el empleado en el centro del diseño de la oficina significa que las divisiones de la oficina deben buscar la conectividad entre los y las miembros del equipo y al mismo tiempo respetar el trabajo individual. Más que paredes hasta el techo, las divisorias pueden ser los mismos muebles, mamparas o incluso plantas. Podemos distinguir tres tipos de espacio: la persona debe tener un punto de trabajo individual, donde se le respete la intimidad y tranquilidad; espacios para el encuentro casual, como una cafetería o una zona de descanso; y el espacio para el trabajo en equipo, a poder ser diferente de la sala de reuniones formal para la red de clientes.

Las oficinas luminosas son una forma de motivar a nuestro equipo de trabajo. La luz, y aún más la solar, aporta energía, y por eso recomendamos concebir el diseño de la oficina con espacios luminosos a partir del uso de materiales claros o translúcidos como el cristal, maderas blancas o mamparas. Si el local dispone de ventanas, deberemos disponer cerca los puntos de trabajo, y con más motivo si hay vistas a un entorno natural. Vas a favorecer el descanso y la recuperación de la concentración.

Una correcta gestión ambiental también aumentará la motivación del equipo de trabajo. En este caso, está demostrado que la mejora de la calidad del aire en espacios interiores se puede traducir en incrementos de la productividad de entre un 8 y un 11%. Además, el bienestar térmico también puede influir en la satisfacción con el entorno laboral. Finalmente, debemos tener presente que la oficina es el principal espacio corporativo de nuestro negocio y por lo tanto los colores y los elementos de decoración deben transmitir la personalidad de la empresa. No sólo comunicamos de cara a posibles clientes y proveedores sino que mejoraremos la vinculación afectiva con el equipo de trabajo.

Signatura documents

Documentos necesarios para la compraventa de un local

Una vez finalizada la búsqueda de un local comercial para nuestro negocio, llega el momento de preparar la documentación necesaria para la operación de compraventa. Nos referimos a una serie de trámites que debemos hacer y que culminan con la escritura que refleja la operación de adquisición del local. Hace falta mucha rigurosidad a la hora de comprobar que todo esté correcto porque algunos de estos documentos podrían revelar detalles que hasta aquel momento eran desconocidos y que podrían incluso parar la operación.

Como pasos previos a la escritura definitiva debemos tener en cuenta el haber solicitado a la parte vendedora una copia de la escritura notarial que demuestre que tiene la propiedad del local y donde aparezcan los datos relacionados con el Registro de la Propiedad. En el mismo Registro nos deberán haber proporcionado lo que se conoce como nota simple informativa del local, donde verificaremos que la propiedad está libre de deudas, embargos o cualquier otro tipo de carga. También deberemos comprobar que todos los pagos están al día y necesitaremos copia del último recibo del Impuesto de Bienes Inmuebles (IBI). Cuando tengamos todos estos trámites superados, llegará el momento de acercarnos a una notaría -por ley solamente se puede hacer este trámite allí- para conseguir la escritura pública de la compraventa del local.

En la notaría nos podrán confeccionar la escritura pública a partir de ciertas informaciones y documentos totalmente imprescindibles. Una vez comprobadas la identidad, capacidad y legitimidad de las dos partes implicadas, el notario necesitará dos documentos: los datos catastrales del local y el certificado de eficiencia energética -contiene información sobre las características del local en referencia al ahorro de energía-. Por lo que hace a los impuestos y otras cargas es indispensable certificar que el pago del IBI está al día y que el inmueble está libre de deudas de comunidad o hipotecas. Si el local está en alquiler, también debemos certificar que la parte arrendataria no tenga preferencia para la adquisición. Además del precio de la compraventa y de los medios de pago, la escritura también recogerá una advertencia sobre las obligaciones fiscales que genera el local, como los impuestos o la plusvalía municipal.

Una vez hecha la escritura pública del local y hecha la inscripción en el Registro de la Propiedad, el nuevo propietario deberá hacer el pago del IVA -si el local es nuevo- o bien del Impuesto de Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados.

Cómo debe ser el contrato de alquiler de un parking

Alquilar una plaza de aparcamiento, tanto si ostentamos la propiedad como si somos los arrendatarios, implica unas obligaciones legales y de procedimiento. Lo primero que debemos tener claro es si el parking se alquila de forma separada o conjunta de la vivienda. Si la plaza se alquila juntamente con un piso o casa, quedará todo incluido en el mismo contrato de alquiler. Pero en caso que el parking se alquile de forma independiente, se deberán pactar unas cláusulas básicas y hacer un contrato.

 

En el primer caso, en que el garaje se alquila como anexo a una vivienda, el alquiler se rige por la Ley de Arrendamientos Urbanos (LAU) y por las mismas condiciones que el contrato de arrendamiento. De hecho, la operación se haría como un anexo al contrato de alquiler de la vivienda. En el documento se pueden detallar las cantidades de alquiler del piso y el parking de forma separada o bien la cantidad total. En referencia a la situación, la plaza de garaje puede estar situada en el mismo edificio del inmueble o en otro distinto. Lo más importante es que las dos propiedades sean del mismo arrendador y que se puedan entender como vinculadas a la vivienda habitual.

 

En el caso que la plaza de aparcamiento se alquile a parte de la vivienda, se deberá consensuar un contrato exclusivo para este trámite y que incluya cláusulas como el precio, la duración o la fianza, además de aspectos relacionados con las normas de uso de la plaza. El precio que se fija por el contrato de alquiler de una plaza separada de la vivienda es libre, y se puede incluir -siempre que se informe al inquilino- la parte proporcional de los gastos de comunidad y el impuesto de Bienes Inmuebles (IBI). Al mismo tiempo, se puede pactar la variación de precio según la evolución del IPC. Si hablamos de la duración, en caso que no quede establecida en el contrato, se entenderá que es la misma que el período de pago -normalmente mensual- y no hay necesidad de avisar previamente a la hora de cancelar el contrato. Sobre la fianza, es habitual entregar un depósito para cubrir el mando a distancia que se devolverá a la finalización del contrato.

 

A nivel de impuestos, se debe tener en cuenta que mientras si en el primer caso no hay ningún impuesto que grave el alquiler del parking, en el caso de alquilar el aparcamiento independientemente de la vivienda, el precio está sujeto a IVA. Aunque sea un contrato entre particulares, el IVA debe figurar, y el propietario deberá darse de alta a Hacienda como retenedor y liquidarlo trimestralmente. Finalmente, el contrato puede incluir cláusulas referentes a la prohibición del realquiler, la responsabilidad sobre los daños o robos que pueda haber en el vehículo o al mantenimiento y limpieza de la plaza de parking.

Consejos para organizar correctamente una oficina

Los últimos años han venido marcados por una tendencia a las oficinas al máximo de abiertas, con las separaciones indispensables y espacios comunes generosos para favorecer la relación, creatividad y por tanto una mejor productividad de los trabajadores y trabajadoras. Mesas amplias y zonas compartidas han sido la tónica a la hora de organizar las oficinas. Ahora bien, la situación de pandemia que se vive desde principios del 2020 ha provocado un cambio en esta tendencia. De un lado, porque muchas oficinas se han medio vaciado en parte por el aumento del teletrabajo. Del otro, porque el espacio se ha tenido que adaptar a las medidas de protección de la salud de las personas que trabajan. Esto equivale al retorno a la parcelación de muchos puestos de trabajo y a un contacto muy reducido entre empleados. En cualquier caso, para que las personas se sientan seguras y a gusto, debemos prever una buena organización de la oficina. En este artículo repasamos algunos consejos para que el lugar de trabajo esté bien organizado y de una buena imagen de nuestro negocio.

Primero de todo, en la zona de la oficina debemos tener solamente aquello que realmente necesitamos. Empezando por el material de papelería y continuando por libros, objetos de decoración, aparatos que se han quedado anticuados o documentación innecesaria. De todo aquello que podamos prescindir, tenemos que deshacernos. Si no estamos acostumbrados a esta técnica al principio nos será difícil pero se trata solamente de una cuestión de práctica. Una vez hecha esta limpieza, de forma automática se nos generará espacio, tanto en los puestos de trabajo como en armarios y estanterías. Antes de llenarlos de nuevo, debemos pensar en cuál será la forma más óptima de colocar todo aquello que hemos decidido quedarnos. Se puede organizar por tipología y también es importante colocar lo que usamos más de forma más accesible.

Segundo consejo. Pedir al equipo de trabajo que aplique este método en su mesa: que encima de ella solamente haya aquello imprescindible y que el resto esté guardado en las cajoneras. En la cultura occidental una mesa bien ordenada es signo de profesionalidad. Rutinas como la limpieza semanal de papeles y materiales que ya no utilizamos pueden ayudar a mantener este orden.

La siguiente recomendación que hacemos para organizar la oficina es hacer el salto a la nube por lo que se refiere a la generación de documentación, expedientes y archivo. Además del ahorro en papel, también supondrá menos necesidad de archivadores y estanterías. Ahora bien, debemos evitar utilizar los servidores en la nube como contenedores donde se puede colocar todo. Tener un buen sistema documental será básico para localizar aquello que buscamos. Finalmente, vale la pena plantearse una reorganización de los puestos de trabajo y crear zonas en función de las tareas que se desarrollan. La personas del equipo que hacen las mismas funciones deberían estar en la misma zona, y así tener un contacto verbal rápido y efectivo.

¿Cuál es el valor catastral de una vivienda?

Todo inmueble -ya sea urbano o rústico- además del valor de mercado que marcará el precio de compra-venta, tiene un valor catastral. No podemos ignorar esta cifra, ya que es la protagonista de la mayoría de impuestos asociados a nuestra vivienda. El valor catastral se establece sin tener en cuenta las variables del mercado, y es la referencia, por ejemplo, para calcular tasas como el Impuesto de Bienes Inmuebles (IBI) o el Impuesto de Transmisiones Patrimoniales (ITP).

El valor catastral se adjudica a cada inmueble a partir de unas fechas de referencia y queda reflejado en el catastro, un registro administrativo de carácter estatal y que recoge -además del valor- la información relevante de la vivienda, como la ubicación, la distribución o el nombre de la persona propietaria. Este registro es público y cualquiera puede hacer consultas, aunque si tenemos la propiedad podremos acceder a la información completa, mientras que en caso contrario los detalles que obtendremos serán parciales. Por ley, todos los inmuebles deben de estar inscritos en el catastro, que les asignará una clave de 20 números y letras -lo que se conoce como referencia catastral- que permite diferenciar y localizar el piso rápidamente.

Los criterios de valoración dependen del ayuntamiento donde está situado el inmueble, y suelen tener en cuenta principalmente el valor del suelo y el de la construcción. El valor del suelo se obtiene a partir de diferentes parámetros, como por ejemplo la longitud y número de fachadas. Para hacer la valoración de la construcción se tendrán en cuenta aspectos como la antigüedad o el estado de conservación. Los ayuntamientos hacen la valoración catastral de sus inmuebles de forma simultánea y deben solicitar hacerla al Ministerio de Hacienda. La norma establece que como mínimo deben pasar 5 años entre una revisión catastral y otra.

Si tenemos la propiedad del piso debemos tener en cuenta que el valor catastral es la base para calcular diferentes impuestos, como el IRPF o los ya mencionados IBI e ITP. La plusvalía municipal, que es el impuesto sobre la diferencia del valor de un inmueble, también se calcula a partir del valor catastral entre la compra y la venta del piso. Como que habitualmente este valor va al alza en las revisiones municipales, en la gran mayoría de casos siempre tocará pagar la plusvalía.

¿Música en la oficina? Te damos las claves

La presencia de música no sorprende en determinados establecimientos comerciales. De hecho, no es extraño entrar en una tienda de ropa o perfumes y dar una ojeada a las estanterías al ritmo de los hits que salen del hilo musical, que en muchos casos está puesto a un volumen expresamente elevado. En estos casos, la música forma parte de la experiencia que la marca busca para el consumidor. Si bien en ocio y compras es habitual, todavía no está igual de bien visto o aceptado en el mundo de la oficina. Salas de espera a parte, es poco frecuente que en los despachos y oficinas se mezcle el sonido de los teclados y las conversaciones con la música ambiental. Con todo, está demostrado que la música contribuye al bienestar del trabajador, y por tanto también tiene un efecto positivo sobre la productividad.

 

Un banco británico demostró que cuando sus trabajadores escuchaban música animada el rendimiento aumentaba en un 12%, mientras que un informe hecho en Canadá reveló que durante las semanas que los trabajadores escuchaban música eran un 20% más rápidos. No es casual esta relación entre la música y el estado emocional. Los sonidos melódicos ayudan a segregar dopamina, un neurotransmisor generado en el cerebro y que proporciona la sensación del placer, y que se traduce en un mejor humor y autoestima. Así pues, se entiende perfectamente que la música suene en muchas tiendas como factor que favorece una predisposición clara hacia la compra.

 

La oficina, pues, no es una excepción. Solo debemos ser conscientes de en qué zonas y en qué momentos podemos favorecer la presencia de música, que, eso sí, deberá ser ambiental y que no invite a bailar. Cada momento necesita su canción. Si lo que pretendemos es ambientar el lugar de trabajo con una música que fomente la productividad y el buen clima laboral, lo mejor es una música ambiental y con un volumen más bien bajo. Eso será válido para todos los espacios de la oficina, excepto en las zonas donde sea necesaria una concentración absoluta. En espacios donde las personas no están de cara al público, podemos autorizar el uso de auriculares siempre que no interfieran en el trabajo. Escuchar música ayuda a bloquear los estímulos que pueden perjudicar la concentración, ya que la persona se centra en la música y no en otras distracciones.

 

Finalmente, debemos recordar que no todas las personas reaccionan de la misma forma escuchando música, y que no a todo el mundo le provoca un efecto positivo a nivel de productividad. También parece que la edad influye en el rendimiento del trabajador que escucha música. En este caso, los trabajadores más jóvenes son los que mejoran más su rendimiento, y los que también escuchan música más tiempo en el trabajo.

¿Cómo insonorizamos un local comercial?

El impacto acústico es uno de los aspectos que hemos de tener en cuenta a la hora de poner nuestro local en alquiler, o también si estamos buscando un local para instalar nuestra actividad al público. Cada comunidad autónoma y especialmente cada ayuntamiento tiene su normativa en el ámbito acústico y que fija los niveles máximos de ruido -decibelios- permitidos en cada tipo de local según la ubicación y la franja horaria por ejemplo. A nivel general, las normas locales dividen las ciudades en tres tipos de zonas según el máximo de decibelios permitidos: zonas sanitarias, de viviendas e industriales.

 

Así pues, de un lado tendremos las ordenanzas, y de la otra, necesitaremos un estudio que nos deberá hacer una empresa especializada y que dibujará un pronóstico del nivel de ruido que se podrá generar, lo que se conoce como el impacto acústico. Este informe detectará el grado de aislamiento necesario a partir de los acabados del local y la localización de los puntos de fuga de ruido.

 

Gracias al informe de impacto acústico descubriremos si realmente es necesario o no adoptar medidas para insonorizar. Y atención porque en muchas comunidades y municipios se exige un certificado de cumplimiento de la normativa antes de otorgar la licencia de actividad, con la sanción correspondiente si no se dispone de este documento. Hace falta haber previsto un presupuesto para este apartado, tanto para la elaboración del estudio como para posibles actuaciones. En el mercado hay diferentes opciones para aislar acústicamente un local comercial. El tipo de construcción o la orientación, si -por ejemplo- acogerá espectáculos o si está cerca de un hospital, son factores que nos ayudarán a decidir por una u otra. Las actuaciones más habituales son en las paredes y techo, paredes, ventanas u otros elementos como los suelos, las escaleras, los pilares o los bajantes. Y los materiales que se utilizan para aislar las paredes también son variados, como la espuma de poliuretano, la celulosa o la lana de roca. Unas soluciones que también son útiles en los techos, juntamente con las placas de absorción acústica.

 

Si tenemos la propiedad del local debemos tener presente que si lo insonorizamos tendrá una revalorización importante respecto locales parecidos de la misma zona y que no estén aislados. Además, con toda seguridad lo alquilaremos mucho más rápido que si no tenemos el apartado acústico bien resuelto.

Descubre las claves para la tasación de una vivienda

Si estás pensando en vender tu casa, llegará un momento en que deberás fijar su precio. Y para conocer el valor real que puede tener el inmueble en el mercado, lo mejor es acudir a una tasación oficial. Igualmente, si lo que hacemos es comprarnos un piso y necesitamos financiarlo, tener la tasación es fundamental porque es la base sobre la que se calcula la hipoteca máxima que podremos conseguir por parte del banco.

 

A menudo hemos oído hablar de tasación, pero no siempre tenemos claro cuáles son las claves que determinarán el valor del inmueble que queremos vender o comprar.  En este artículo descubriremos algunos factores que hacen que el valor del piso sea uno u otro. Antes de nada, recordamos dos cosas: que la tasación la hace personal técnico calificado y adscrito a sociedades certificadas por el Banco de España; y que el valor tasado de un inmueble puede variar de un momento a otro, según cuál sea la oferta y demanda de inmuebles en una zona determinada. La tasación de un inmueble es válida durante 6 meses como máximo.

 

Así pues, los parámetros más importantes en el momento de hacer una tasación son, de un lado, los relacionados con la misma vivienda. Nos referimos a la superficie construida y útil, el estado de conservación, la calidad y los materiales usados y la iluminación o la eficiencia energética. Está claro que como más grande, más nuevo, con mejores materiales, con una buena orientación, luz natural y materiales aislantes y eficientes, la tasación del piso tendrá un valor mayor. De otro lado, hay claves para la tasación de la vivienda que están más relacionadas con el contexto. La más importante es la ubicación exacta del piso o casa. Y aquí -por ejemplo- es importante tener en cuenta que aún encontrarse en la zona más valorada de la ciudad, si el inmueble está en una calle con establecimientos de ocio nocturno, la tasación será menor. Disponer de ascensor, plaza de parking u otros servicios puede ayudar a obtener una buena valoración.

 

Finalmente, hay aspectos legales que la persona que hará la tasación también comprobará y que podemos prever, como las cargas administrativas, el valor del registro de la propiedad o la vigencia de la inspección técnica del edificio.

¿Cómo sería la sala de reuniones ideal?

A la hora de planificar la distribución de espacios en una oficina, debemos reservar una atención especial a la sala de reuniones. El motivo es que es una de las zonas más sensibles del negocio, donde se suelen tomar las decisiones estratégicas, recibir a algunas visitas y también es el lugar donde muchas veces se reúne el equipo de trabajo. Es evidente que no todos los tipos de negocio necesitan una sala de reuniones, pero en aquellos casos en que sea necesario, queremos recordar la importancia del mobiliario, el equipamiento y la estética que va a dominar. Así pues, ¿cómo debe ser la sala de reuniones ideal?

 

Primero de todo, y si nos referimos al mobiliario, hablamos de tres elementos, dos de los cuales son absolutamente indispensables, y un tercero recomendable. La sala de reuniones la debe presidir una mesa, amplia y con capacidad suficiente para las personas habituales. La forma de la mesa vendrá definida por la misma forma de la sala, aunque lo más habitual es que sea una mesa rectangular con sillas alrededor. Precisamente, las sillas son el otro elemento indispensable, y a diferencia de las de oficina, en este caso no son para trabajar un gran número de horas, y por tanto pueden ser más ligeras y manejables. Como complemento opcional puede haber algún mueble o estantería, para colocar material o elementos necesarios para las reuniones.

 

El equipamiento es el segundo aspecto a tener en cuenta para nuestra sala de reuniones. Una buena conectividad y elementos para facilitar la proyección y la comunicación con el exterior nos facilitarán el trabajo. Pantalla, proyector, micrófonos y cámara y una buena conexión wifi. Todo esto no puede faltar. En otro orden está el equipamiento para mejorar la sensación de bienestar de las personas participantes, como dispensadores de agua, una cafetera o hasta una pequeña nevera.

 

Sea cual sea la forma de la sala, el mobiliario y el equipamiento que instalemos, el diseño de la sala de reuniones es básica para que transmita los objetivos y los valores que definen nuestro negocio. Los tonos de las paredes, la iluminación, la elección de cortinas y los acabados del mobiliario contribuirán a la satisfacción de las personas que nos visitarán  y también al bienestar de las personas de nuestro equipo de trabajo que la usarán.

Cómo escoger local para mi negocio

Escoger el local donde se debe ubicar el negocio es una decisión totalmente trascendente que determinará en gran parte el éxito o el fracaso de nuestra aventura. Tanto si se trata de un negocio cara al público como no, la ubicación debe formar parte de la estrategia de empresa y ha de tener en cuenta múltiples factores que debemos tener muy claros. Según el negocio que tengamos deberán tener más peso unos elementos que otros pero en todos los casos hará falta que la decisión que tomemos esté bien razonada y tenga en cuenta todos los condicionantes.

 

El mismo tipo de ubicación del local es un punto que debemos decidir según el negocio que tengamos, sea cual sea. Por ejemplo, si se trata de un comercio debemos estudiar bien las diferentes zonas posibles, la presencia de competencia, las aceras más concurridas de una misma calle, la proximidad de otras zonas comerciales, etc. Si por ejemplo se trata de un negocio de servicios, tal vez tengamos en cuenta otros factores como la buena comunicación en vehículo, la proximidad con infraestructuras como autopistas o el aeropuerto, o bien polígonos comerciales ya existentes. Tanto si es un tipo de negocio como otro, la ubicación del local será de las primeras decisiones que debemos tomar.

 

Una vez resuelta la cuestión de donde situaremos el local, debemos tener en cuenta otra serie de elementos que pueden parecer de poca importancia pero que seguro que requerirán de nuestra energía y tiempo. Los trámites administrativos -por suerte simplificados al máximo con la legislación actual especialmente en las actividades de bajo riesgo- son siempre cansinos pero necesarios. Y además del trámite en sí mismo, antes de firmar la compra o alquiler debemos asegurarnos que el local podrá acoger la actividad de nuestro negocio. Hay que tener en cuenta que aunque haya una legislación general, en algunas grandes ciudades se han establecido normativas específicas que complementan la ley y que se deben prever.

 

Otros aspectos que debemos abordar a la hora de escoger un local para nuestro negocio son los que hacen referencia a la accesibilidad del local -com en el caso anterior, a la normativa general se le añaden a menudo ordenanzas municipales propias-, la protección contra incendios, las alturas mínimas y el estado de los servicios y suministros.